01
Definicije
V nadaljevanju pojasnimo izraze, ki se uporabljajo v tej politiki, na primer kaj razumemo pod osebnimi podatki, obdelavo in storitvijo.
Osebni podatki: informacije, ki se nanašajo na identificirano ali identificirano fizično osebo, na primer ime, naslov, datum rojstva, zdravstvene informacije, podatki o premoženju in kontaktni podatki.
Obdelava: vsaka operacija ali niz operacij, izveden nad osebnimi podatki, vključno z zbiranjem, shranjevanjem, spreminjanjem, pregledovanjem, posredovanjem in izbrisom.
Uporabnik: posameznik ali stranka, ki uporablja naše pravne storitve ali kadar vstopi v komunikacijo s SeniorNowLex glede pravnih vprašanj.
Storitev: pravno svetovanje, priprava dokumentov, upravljanje dednih postopkov in druge pravne storitve, ki jih nudi SeniorNowLex za starejše in upokojence.
Piškotki: majhni podatkovni paketi, ki jih shranjuje vaš brskalnik za izboljšanje uporabniške izkušnje in za statistične namene.
02
Zbiranje podatkov
Pri opravljanju storitev zbiramo podatke iz več virov: neposredno od vas, avtomatsko preko sistema in v nekaterih primerih od tretjih oseb (npr. notarji ali zdravstvene ustanove), kadar je to potrebno za obravnavo vašega primera.
03
Podatki, ki jih posreduje uporabnik
Od vas običajno zahtevamo podatke, ki so potrebni za pripravo pravnih aktov ali vodenje postopkov. Ti podatki se obdelujejo za jasno določen namen in v najmanjši potrebni meri.
- identifikacijski podatki: ime, priimek, naslov, rojstni datum in kontaktni podatki;
- finančni in premoženjski podatki, kadar gre za upravljanje premoženja ali dedne zadeve;
- zdravstveni podatki, če so potrebni za pooblastila ali skrbniške odločitve (obdelava omejena in primerna za namen);
- dokumentacija, kot so oporoke, listine o lastništvu in pogodbe;
- opisi družinskih razmer in sorodstvenih povezav, kadar so relevantne za dedne postopke;
- zapisi in komunikacija s stranko, vključno z e-pošto in zapiski s sestankov.
04
Samodejno zbrani podatki
Določeni podatki se zbirajo samodejno, ko uporabljate naše spletne storitve ali ko komunicirate z nami preko elektronskih kanalov.
- tehnični podatki o napravi in brskalniku (npr. tip brskalnika, operacijski sistem);
- IP naslov (anonimiziran, kadar je mogoče) in informacija o lokaciji na nivoju države;
- podatki o obnašanju na spletni strani, kot so obiski strani in interakcije z vsebino;
- piškotki in podobne tehnologije za analitiko in delovanje storitve;
- časovne znamke komunikacij in zahteve za podporo.
- telemetrični podatki, ki pomagajo izboljšati delovne procese storitve.
05
Podatki od tretjih oseb
V nekaterih primerih pridobimo podatke od zanesljivih tretjih oseb, kadar je to potrebno za reševanje vašega primera ali za preverjanje dejstev.
- notarski zapisi in uradni registri premoženja;
- zdravstveni izvidi ali potrdila, ki jih posredujejo zdravstvene ustanove (s soglasjem ali drugo pravno podlago);
- informacije od sorodnikov ali pooblaščenih oseb, kadar sodelujejo pri primeru.
06
Namen obdelave podatkov
Podatke obdelujemo iz naslednjih razlogov, ki temeljijo na zakonitih podlagah in so sorodni storitvam, ki jih nudimo.
- izvedba pogodbe o pravnih storitvah in upravljanje vašega primera;
- izpolnjevanje pravnih obveznosti, na primer arhiviranje dokumentov po predpisih;
- pogosta komunikacija o stanju primera, obveščanje o ključnih korakih in zahtevah;
- izboljševanje storitev preko anonimiziranih analiz in povratnih informacij strank;
- preprečevanje zlorabe in varnostno spremljanje primerov;
- priprava pravnih dokumentov, mnenj in predstavitev podatkov pred uradi ali sodišči;
- arhiviranje primerov v skladu z notranjimi in zakonskimi zahtevami;
- obvladovanje upravnih in sodnih postopkov, vključno s posredovanjem podatkov tretjim udeležencem postopka.
07
Pravni temelji obdelave
Obdelavo osebnih podatkov izvajamo na podlagi veljavnih pravnih podlag. V nadaljevanju so opisane najpogostejše podlage za obdelavo v okviru naših storitev.
- izpolnitev pogodbe ali korakov pred sklenitvijo pogodbe (npr. priprava oporoke);
- zakonske obveznosti (npr. hrambe dokumentov za potrebe računovodstva in evidence);
- zainteresiran interes pri zaščiti pravnih interesov strank in preprečevanju zlorab, če ta interes ne prevlada nad vašimi pravicami;
- soglasje, kadar je obdelava odvisna od vaše izrecne privolitve (npr. deljenje zdravstvenih podatkov z drugimi strokovnjaki).
08
Piškotki
Spletna stran uporablja piškotke, da zagotovi osnovno delovanje in analitiko obiskov. Piškotki sami po sebi ne razkrivajo osebnih podatkov brez dodatnih informacij.
Uporabljamo funkcionalne piškotke za delovanje strani, analitične piškotke za statistiko obiska in, redko, piškotke za namen prilagajanja vsebine. V vsakem primeru so podatki omejeni na to, kar je potrebno za namen piškotka.
Kategorije: nujni piškotki za osnovne funkcije; analitični piškotki za merjenje obiska; preferenčni piškotki za shranjevanje nastavitev uporabnika.
Nastavitve piškotkov lahko upravljate preko nastavitev brskalnika. Blokiranje določenih piškotkov lahko vpliva na delovanje spletne strani in nekatere funkcije bodo omejene.
Podrobnejša politika piškotkov
09
Deljenje podatkov
Podatke delimo samo z nujnimi pogodbenimi partnerji ali organi, kadar to zahteva zakon ali je potrebno za izvedbo storitve. Vsako deljenje izvedemo z ustreznimi varnostnimi ukrepi.
- odvetniki in pravni svetovalci, ki sodelujejo pri določenih primerih;
- notarji, sodišča in upravni organi, kadar je to potrebno za izvedbo postopka;
- zdravstvene ustanove ali zdravniki, le ko je njihovo sodelovanje potrebno in zakonito;
- tehnični ponudniki storitev (npr. gostovanje in varnost podatkov) s katerimi imamo sklenjene pogodbe o obdelavi;
- finančne institucije, kadar je to potrebno za izvrševanje plačilnih obveznosti;
- drugi udeleženci postopkov, kot so skrbniki zapuščin ali pooblaščenci, kadar to zahteva primer.
10
Prenosi podatkov v tretje države
Podatke načeloma obdelujemo znotraj Evropskega gospodarskega prostora. Če so potrebni prenosi v tretje države, to naredimo le pod ustreznimi varnostnimi ukrepi, kot so standardne pogodbene določbe ali druge zakonite osnove.
Za prenos podatkov izven EGP uporabljamo standardne pogodbe ali pomoč regulatornih zahtev, da zagotovimo primerna zaščitna pravila za varstvo podatkov.
11
Hranjenje podatkov
Hramba podatkov je prilagojena namenu obdelave in zakonskim zahtevam. Po izpolnitvi namena podatke izbrišemo ali anonimiziramo, razen če obstaja pravna podlaga za daljše hranjenje.
Osebni podatki strank in osnovna dokumentacija se hranijo toliko časa, kolikor zahteva izvedba storitve in veljavna zakonodaja, običajno v skladu z računovodskimi in arhivskimi zahtevami.
Elektronska korespondenca in zapiski primera se hranijo toliko časa, kot je potrebno za upravljanje primera, običajno najmanj nekaj let po končanju storitve, v skladu z zakonodajo.
Sistemski dnevniški zapisi in varnostne kopije se hranijo za obdobje, ki omogoča odkrivanje in preiskavo morebitnih incidentov, nato so varno izbrisani ali anonimizirani.
Ko preneha potreba po hranjenju ali ko zaprosite za izbris in ne obstaja zakonit razlog za hranjenje, bomo vaše podatke izbrisali ali anonimno arhivirali.
12
Varnost podatkov
Zaščita podatkov je izvedena s tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, vključno z omejitvijo dostopa, šifriranjem občutljivih dokumentov in rednim preverjanjem varnosti. Pri posameznih primerih izvajamo dodatne ukrepe, kot so varnostni pregledi pred pošiljanjem dokumentov tretjim osebam.
- šifriranje komunikacij in varno shranjevanje dokumentov;
- omejen dostop zaposlenih in pogodbenih partnerjev, na podlagi potrebnosti;
- redne varnostne kopije in postopki za odzivanje na varnostne incidente.
13
Pravice uporabnikov
Kot registrirana oseba imate v zvezi s svojimi osebnimi podatki več pravic. Te pravice lahko uveljavljate pri SeniorNowLex preko navedenih kontaktov.
- pravica do vpogleda v svoje podatke, pravica do popravka netočnih podatkov, pravica do omejitve obdelave, pravica do izbrisa v primerih, predvidenih z zakonom, pravica do prenosljivosti podatkov in pravica do ugovora obdelavi, kadar je to upravičeno.
- Pravica do popravka: Če so vaši osebni podatki netočni ali nepopolni, lahko zahtevate popravek podatkov v našem registru. Primer: posodobili bomo kontaktne podatke v primeru spremembe naslova bivanja ali sklenjene nove pogodbe za zastopanje.
- Pravica do izbrisa (pravica biti pozabljen): V primerih, ko obdelava ni več potrebna ali temelji zgolj na soglasju, lahko zahtevate izbris podatkov. Scenarij: stranka, ki prekine pogodbo o svetovanju in nima odprtih postopkov, lahko zahteva izbris osebnih podatkov iz marketinških seznamov.
- Pravica do omejitve obdelave: Če dvomite o točnosti podatkov ali zakonitosti obdelave, vam lahko začasno omejimo obdelavo, dokler ne razčistimo stanja. Primer: omejitev pred overitvijo dokumentov pri prenosu pokojninske pravice.
- Pravica do prenosljivosti podatkov: Kadar obdelava temelji na pogodbi ali soglasju in je avtomatizirana, lahko zahtevate, da vam posredujemo vaše podatke v strukturirani, običajno uporabljani in strojno berljivi obliki. Primer: prenos podatkov o odvetniških pooblastilih med izbranimi ponudniki storitev.
- Pravica do ugovora: Če obdelava temelji na zakonitem interesu ali javnem interesu, lahko ugovarjate nadaljevanju obdelave zaradi vaših posebnih okoliščin. Scenarij: ugovor pri obdelavi za namene neposrednega trženja.
- Pravica do preklica soglasja: Kadar obdelujemo podatke na podlagi soglasja, ga lahko kadar koli prekličete, brez vpliva na zakonitost obdelave, ki je potekala do preklica. Primer: preklic soglasja za prejemanje e-novic od SeniorNowLex.
- Pravica do vložitve pritožbe: Če menite, da so bile vaše pravice v zvezi z varstvom podatkov kršene, lahko vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije ali nas najprej kontaktirate za razrešitev zadeve.
14
Skladnost z GDPR
SeniorNowLex obdeluje osebne podatke v skladu z zakonodajo EU in slovenskimi predpisi, vključno z Uredbo (EU) 2016/679 (Splošna uredba o varstvu podatkov). Naše politike so zasnovane tako, da zagotavljajo preglednost obdelave, jasne informacije o pravicah posameznikov ter praktične postopke za uresničevanje teh pravic. V dokumentu so prikazani primerni primeri, kako obdelujemo podatke v konkretnih scenarijih starejših strank in upokojencev.
Ta izjava o zasebnosti velja za obiskovalce in uporabnike storitev SeniorNowLex na domeni seniornowlex.biz ter za fizične osebe, s katerimi sodelujemo v okviru pravnega svetovanja za starejše in upokojence. Vključuje primere obdelave podatkov pri pripravi pooblastil, revizijah pokojninskih zadev in podpori pri dednih postopkih.
- Vrste obdelave: zbiranje kontaktnih podatkov, podatkov o pravnem statusu, dokumentov, komunikacij in zabeležk o zadevah strank. Primer: shranjevanje kopij pooblastil za zastopanje v zaupni bazi.
- Namen obdelave: zagotavljanje pravnih storitev, upravljanje pogodb in izvajanje pravnih ukrepov v interesu strank. Scenarij: uporaba podatkov za pripravo pritožbe zoper odločbo o pokojnini.
- Pravna osnova: pogodba, zakonit interes za upravljanje primerov, izpolnitev pravnih obveznosti ali soglasje, kadar je to primerno. Primer: obdelava osebnih podatkov za vodenje izvršbe po pooblastilu stranke.
- Shranjevanje in varnost: podatki se hranijo le toliko, kot to zahteva namen obdelave, z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi za zaščito zaupnosti. Primer: omejen dostop osebja, šifrirane kopije plačilnih potrdil in zavezanost hrambe dokumentov v skladu z računovodskimi pravilniki.
Če želite vložiti pritožbo glede obdelave vaših osebnih podatkov, vas prosimo, da nas najprej kontaktirate na naslov SeniorNowLex ali preko e-pošte, da poskušamo razrešiti zadevo. Prav tako imate pravico, da se obrnete neposredno na Informacijskega pooblaščenca Republike Slovenije, če menite, da so bile vaše pravice kršene.
15
Uresničevanje pravic posameznika
Za uveljavljanje vaših pravic v zvezi z dostopom, popravljanjem, izbrisom ali omejitvijo obdelave podatkov nas kontaktirajte pisno z jasnim opisom zahtevka. Praktični primer: če želite kopijo vseh dokumentov, povezanih z vašim pokojninskim zahtevkom, navedite obdobje in vrsto dokumentov, ki jih potrebujete.
[email protected]
Naš odzivni rok za obravnavo zahtevkov glede pravic znaša do 30 dni od prejema popolnega zahtevka. V primeru kompleksnih zahtev ali velikega obsega podatkov vas bomo obvestili o podaljšanju roka z razlago razloga.
16
Marketinške komunikacije
SeniorNowLex včasih pošilja informacije o aktualnih seminarjih, brezplačnih svetovanjih in praktičnih delavnicah za starejše. Marketinške komunikacije temeljijo na soglasju ali zakonitem interesu, kjer je to primerno. Primer: obvestilo o delavnici o pripravi oporok za upokojence v Izoli.
Če ne želite prejemati nadaljnjih trženjskih sporočil, lahko prekličete soglasje ali se odjavite prek povezave v vsakem e-poštnem obvestilu ali z neposrednim sporočilom na [email protected].
17
Zaščita oseb mladoletnih oseb
Naše storitve so namenjene odraslim in starejšim; ne zbiramo namerno osebnih podatkov otrok. Če bi ugotovili zbiranje podatkov otrok, bomo ukrepali za izbris teh podatkov v skladu z veljavno zakonodajo in obvestili starše ali zakonite zastopnike, če bo to potrebno.
18
Povezave do tretjih strani
Spletna stran lahko vsebuje povezave do zunanjih virov, kot so državni portali, davčne ali pokojninske institucije. SeniorNowLex ne prevzema odgovornosti za politike zasebnosti teh strani; pred posredovanjem osebnih podatkov preberite pogoje tretjih oseb.
19
Spremembe politike zasebnosti
Politiko zasebnosti posodabljamo glede na spremembe storitev ali zakonodaje. Vsaka pomembna sprememba bo objavljena na seniornowlex.biz s datumom veljavnosti. Primer situacije: sprememba obdelave zaradi uvedbe nove digitalne storitve svetovanja.